Grip op inhuur: welk inhuurmodel past bij jouw organisatie?

Grip op externe inhuur ontstaat niet van de ene op de andere dag. Het is een groeiproces, waarbij je stap voor stap werkt aan meer overzicht, regie en professionalisering. Bij iedere fase passen verschillende inhuurmodellen die elk hun eigen voor- en nadelen hebben. In dit artikel nemen we je mee door de vijf fasen van inhuurvolwassenheid én zetten we de belangrijkste inhuurmodellen voor je op een rij. 

Zo ontdek je waar jouw organisatie staat, welke inhuuroplossing daar het beste bij je past en welke vervolgstap je kunt zetten richting duurzame grip op kosten, compliance en kwaliteit.

Fase 1: Individuele benadering via een gedecentraliseerde structuur

In de eerste inhuur volwassenheidsfase is er nog weinig tot geen beleid of structuur rondom externe inhuur. Inhurende managers regelen inhuur vaak zelf, meestal via hun eigen netwerk en adhoc. Het resultaat? Een wirwar van individuele leveranciers, weinig overzicht en doorgaans hoge tarieven per opdracht. Omdat er geen centrale afspraken zijn, ontbreekt het zicht op het totale inhuurvolume én op risico’s. Deze manier van werken is vaak reactief en inefficiënt en vooral geschikt voor organisaties die nog aan het begin staan van hun inhuurontwikkeling.

Fase 2: Op weg naar overzicht met preferred suppliers

Zodra er interne afspraken worden gemaakt over wie wat doet en met wie wordt samengewerkt ten aanzien van externe inhuur, zit je in de tweede inhuurfase. In deze fase vaak werken organisaties vaak met een aantal voorkeursleveranciers (preferred suppliers) voor specifieke inhuurprofielen zoals ICT-specialisten of interim HR-adviseurs. Vanwege tariefs-afspraken per leverancier is dat een stap vooruit. Maar overzicht op het totaal ontbreekt ook hier nog.

Tip: zit jouw organisatie in de eerste of tweede inhuurfase? Denk dan eens aan contractmanagement om zeker te zijn van de juiste toepassing van wet- en regelgeving.

Fase 3: Eén centraal aanspreekpunt met brokering

Tijd voor een flinke professionaliseringsslag? Dan is een broker-oplossing vaak de volgende logische stap. Bij brokering wordt alle externe inhuur, dus de medewerkers van leveranciers of zzp’ers, ondergebracht bij één externe partij die verantwoordelijk is voor de contractering, screening op identiteit en VOG, urenregistratie, facturatie én uitbetaling. Vaak word dit ondersteund door een systeem. De broker fungeert als Single Point of Contact (SPOC) en neemt veel administratieve en juridische zorgen uit handen.

Tegenwoordig helpt een broker ook steeds vaker bij het vinden van geschikte professionals, eventueel in samenwerking met bestaande leveranciers of voorkeurskandidaten. In dat geval hebben we het over broker-dienstverlening met intermediaire dienstverlening.

Fase 4: De volledige regie uitbesteden met een MSP

Heb je als organisatie te maken met grote inhuurvolumes, complexe processen en behoefte aan maximale grip? Dan is een Managed Service Provider (MSP) een passende oplossing. Een MSP neemt de volledige regie over externe inhuur over. Van leveranciersmanagement en kandidaatselectie tot rapportage, compliance en kostenbeheersing – alles wordt strak geregeld via een ondersteunend softwaresysteem (VMS). De MSP kijkt bovendien strategisch met je mee en adviseert per aanvraag over de beste oplossing: inhuren, intern verschuiven of toch een vaste aanstelling? Inhuur hoeft namelijk niet altijd de beste oplossing te zijn. De focus ligt op het verlagen van de totale kosten van inhuur (TCO) en aansluiting op je personeelsstrategie.

Fase 5: Vast en flex in één aanpak via Total Talent Acquisition

De meest vergaande vorm van inhuurregie is Total Talent Management. Hierbij maakt niet alleen de externe inhuur, maar ook het vaste personeel onderdeel uit van één integraal proces. De uitvraag staat centraal – en pas daarna wordt gekeken welke contractvorm past. Als je dit uitbesteed met Total Talent Acquisiton regisseert een externe dienstverlener de volledige personeelsinzet, ondersteund door gekoppelde systemen voor recruitment, HR en inhuur. Total Talent Acquisition is met name interessant voor grotere organisaties met complexe personeelsvraagstukken en weinig interne capaciteit voor regie. In de publieke sector is deze vorm van inhuurregie nog relatief nieuw, maar de eerste voorlopers zijn er al.

Wat is jouw volgende stap?

Waar jouw organisatie zich ook bevindt in dit groeipad: er is altijd een volgende stap mogelijk. Iedere fase biedt kansen voor meer grip, betere kwaliteit en lagere kosten. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op. Ook aanbesteding plichtige organisaties helpen we graag om via marktconsultaties hun inhuurbehoefte zo scherp mogelijk te krijgen.