Flex met visie: waarom strategisch personeelsbeleid óók over externen moet gaan

Voorbij de 'inhuurreflex'

Vaak zien we hetzelfde patroon. Zodra er een capaciteitstekort ontstaat, volgt de ‘inhuurreflex’. Er wordt snel iemand ingehuurd, vaak via een bekende leverancier. Het probleem zit niet in die snelheid, maar in het ontbreken van structurele aandacht voor externe inhuur op strategisch niveau. HR, inkoop en bedrijfsvoering kijken ieder vanuit hun eigen rol, zonder gezamenlijke blik op vaste én flexibele krachten als één geheel. Dat heeft niet alleen een nadelig effect op kennisborging, continuïteit en wendbaarheid, maar ook leidt tot hogere kosten door kortlopende, versnipperde inzet.

Van incident naar integraal beleid

Organisaties die de stap maken van ad-hoc naar doordacht, beginnen niet met het zoeken naar ‘iemand’, maar met het scherp krijgen van de échte vraag. Gaat het om extra capaciteit omdat de werkdruk piekt, of ontbreekt er specifieke expertise die je structureel wilt opbouwen? Het verschil klinkt klein, maar bepaalt alles: de contractvorm, de duur, de manier waarop je kennis borgt en welke teams je betrekt. Een school die structureel gastdocenten inzet voor schaarse vakken, haalt meer waarde uit die inzet wanneer die vooraf is ingepast in de jaarplanning én gekoppeld is aan interne docentontwikkeling. Een gemeente die projectjuristen inzet voor de implementatie van nieuwe wetgeving, wint pas echt als die kennis na afloop zichtbaar in de organisatie achterblijft.

Het Haert-kwadrant: van vraag naar vorm

Om die keuze niet op gevoel maar op inzicht te maken, ontwikkelden we bij Haert een eenvoudig werkbaar kwadrant. Het dwingt je eerst te bepalen: gaat het om handen of kennis, en ligt de oplossing intern of extern? Pas daarna kies je de vorm. In de praktijk werkt dat verrassend verhelderend. 

Een hogeschool die eens per schooljaar dezelfde specialistische module draait, ontdekt dat ‘extern’ logisch blijft, maar dat kennisoverdracht aan vaste docenten het verschil maakt tussen steeds opnieuw beginnen of stap voor stap sterker worden. Een provincie die voor een reeks infrastructurele projecten telkens externe projectleiders aantrekt, ziet dankzij het kwadrant dat het rendement groter wordt wanneer die externen worden gespiegeld aan interne talenten en hun methodiek meteen wordt vastgelegd. Zo wordt de keuze niet langer gedreven door haast, maar door passendheid: welke inzet levert nú resultaat én bouwt morgen iets op?

Samenwerken voor structurele winst

De omslag van ad-hoc inhuur naar een strategische, geïntegreerde personeelsaanpak vraagt om meer dan een nieuw procesdocument; het vraagt om een andere manier van samenwerken. HR kijkt over de grens van het eigen formatieplan heen en betrekt externe inzet bij mobiliteit en ontwikkeling. Inkoop weegt niet alleen tarief en rechtmatigheid, maar ook de bijdrage aan kennisborging en wendbaarheid. Bedrijfsvoering verbindt de planning en prioriteiten over teams en jaren heen. Finance zorgt ervoor dat tijdelijke inzet niet als ruis in de begroting belandt, maar als bewuste keuze met voorspelbare effecten. Waar die lijnen samenkomen, verschuift inhuur van losse interventie naar onderdeel van één verhaal over kwaliteit, continuïteit en kostenbeheersing.

Van reflex naar regie

Stel je dezelfde situaties nog eens voor: de school die in juni een docent tekortkomt, de gemeente die in oktober aan een nieuw wetgevingsdossier begint. In plaats van de telefoon te pakken en ‘iemand’ te regelen, ligt er nu een route klaar. De vraag is scherp, de vorm is doordacht, de leverancier is gekozen op waarde in plaats van alleen op snelheid, en de overdracht is onderdeel van de opdracht. De korte termijn is geborgd, de lange termijn vaart mee. Zo voelt regie: externe professionals zijn geen losse schakels meer, maar een bewuste versterking van wat je als organisatie wilt bereiken.

Wil je meer praktische handvatten om externe inhuur slimmer te organiseren?
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief. Je krijgt tips, updates over wet- en regelgeving en inspirerende praktijkvoorbeelden uit onderwijs en overheid. Zo blijf je altijd een stap voor.