Medewerker ICT office

Wat ga je doen

De afdeling ICT van Evides zoekt tijdelijke externe ondersteuning voor het ICT-Office.

De opdrachtnemer zorgt ervoor dat de administratieve en financieel-administratieve processen binnen ICT betrouwbaar, tijdig en zorgvuldig worden uitgevoerd. De medewerker vormt de administratieve spil tussen ICT, Finance, Inkoop, HR en leveranciers en draagt bij aan een goed georganiseerde en efficiënte ICT-organisatie.

Binnen ICT-Office zijn werkzaamheden gewijzigd doordat onderdelen van het inhuurproces zijn overgedragen aan de Centrale Inhuurdesk. Tegelijkertijd blijft een substantieel pakket aan administratieve, financiële en operationele werkzaamheden binnen ICT-Office belegd. Dit vraagt om een zelfstandige professional die overzicht houdt, zaken afmaakt en structuur brengt.

De opdrachtnemer wordt één van de twee Medewerkers ICT-Office binnen een klein en hecht ICT-Office team. Het team bestaat uit een Senior Medewerker ICT-Office en twee Medewerkers ICT-Office, die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de administratieve, financiële en operationele ondersteuning van de ICT-organisatie. Voor de functie van Senior Medewerker ICT-Office loopt momenteel eveneens een wervingstraject. Binnen dit team wordt nauw samengewerkt, taken van elkaar overgenomen waar nodig en gezamenlijk gewerkt aan verdere professionalisering van ICT-Office.

Werkzaamheden

Financiële en administratieve ondersteuning

• Verwerken en controleren van facturen in Dynamics 365.
• Afhandelen van inkooporders, pakbonnen en verplichtingen.
• Verwerken en controleren van kosten, vooruitbetaalde kosten en administratieve reserveringen.
• Ondersteunen bij budgetoverzichten en financiële rapportages.
• Beheren en onderhouden van administratieve registraties en overzichten.
• Ondersteunen bij maandafsluitingen en controles op financiële gegevens.

Ondersteuning leveranciers- en contractprocessen

• Administratief ondersteunen van contract- en inkoopprocessen.
• Verwerken en actualiseren van contractgegevens.
• Onderhouden van contract- en leveranciersoverzichten.
• Afstemmen met Inkoop en Finance over administratieve vraagstukken.

Operationele ICT-ondersteuning

• Verwerken van aanvragen via TOPdesk.
• Ondersteunen van processen rondom middelen, bestellingen en leverancierswijzigingen.
• Ondersteunen van licentieadministratie.
• Verwerken van hardware-, software- en dienstaanvragen.

Coördinatie en afstemming

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor administratieve vragen binnen ICT.
• Intensief afstemmen met collega's binnen ICT, Finance, Inkoop en HR.
• Contact onderhouden met leveranciers over administratieve, financiële en operationele vraagstukken.
• Signaleren en opvolgen van openstaande acties.
• Waarborgen van continuïteit bij afwezigheid van collega's.

Procesverbetering

• Signaleren van inefficiënties en knelpunten.
• Doen van verbetervoorstellen.
• Helpen bij het verder professionaliseren van ICT-Office.
• Structuur aanbrengen in administratieve processen en werkwijzen.

Wie ben jij?

Ervaring met administratie, boekhouding en Excel is essentieel voor deze opdracht.

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een financieel-administratieve functie.
• Aantoonbare ervaring met boekhoudkundige processen en financiële administraties.
• Ruime ervaring met factuurverwerking, verplichtingenadministratie, inkooporders en kostenverwerking.
• Ervaring met het controleren, reconciliëren en analyseren van financiële gegevens.
• Ervaring met projectadministratie en het beheren van administratieve overzichten.
• Aantoonbaar gevorderde ervaring in het gebruik van Microsoft Excel, dus gewend te werken met meerdere formules en grote datasets.
• Ervaring met Dynamics 365 of vergelijkbare ERP-systemen.
• Ervaring met TOPdesk is een pré.
• Ervaring binnen een ICT-organisatie is een pré, maar ervaring met administratie en boekhouding weegt zwaarder.

Wat je ook moet weten

• Gesprekken zullen plaatsvinden in de eerste week van september.
• Verlenging mogelijk.
• Overnametermijn na 1800 uur.