Werken met zzp’ers kan nog steeds. Maar wanneer past het echt?

Van schijnzelfstandigheid is sprake wanneer iemand als zzp’er wordt ingehuurd, maar in de praktijk werkt op een manier die meer bij een werknemer past. Wordt achteraf vastgesteld dat feitelijk gewerkt wordt alsof er sprake was van een arbeidsovereenkomst, dan kun je als opdrachtgever te maken krijgen met naheffingen van loonheffingen en premies. Afhankelijk van de situatie kunnen daar pensioenverplichtingen, boetes of claims van de werkende bij komen.

Dat klinkt ingrijpend, maar is geen reden om zzp-inhuur helemaal uit te sluiten. Door vooraf goed naar de behoefte en opdracht te kijken en ook tijdens de samenwerking alert te blijven, zijn veel risico’s te beperken. Bij Haert merken we dat opdrachtgevers vooral zoeken naar antwoord op de vraag wat nog wel en niet kan. We helpen je om vooraf de juiste inhuurvorm te kiezen, de benodigde afspraken vast te leggen en tijdens de opdracht te bewaken of de praktijk daar nog bij aansluit. Daarbij beginnen we niet met de gewenste contractvorm, maar met de inhoudelijke behoefte.

Expertise of extra capaciteit

Heeft jouw organisatie op korte termijn versterking nodig? Dan is de eerste vraag niet: kunnen we hiervoor een zzp’er inhuren? Kijk eerst naar de behoefte. Zoek je iemand die tijdelijk reguliere werkzaamheden overneemt, bijvoorbeeld door ziekte of extra drukte? Dan passen detachering of uitzenden mogelijk beter.

Een zzp’er komt eerder in beeld bij een afgebakende opdracht waarvoor specifieke expertise nodig is. De zelfstandige komt binnen om een resultaat te realiseren, bepaalt binnen de gemaakte afspraken hoe dat gebeurt en vertrekt weer wanneer de opdracht is afgerond.

Vergelijk het met een loodgieter die een lekkende kraan repareert. Die brengt zijn eigen kennis en gereedschap mee, bepaalt zelf hoe hij het probleem oplost en stuurt na afloop een factuur. Zo hoort ook een zzp’er in zekere zin een passant binnen de organisatie te zijn: betrokken bij de opdracht, maar geen vast onderdeel van de personele bezetting.

Door aan de voorkant goed te onderzoeken wat jouw organisatie werkelijk nodig heeft, voorkom je dat een gewenste contractvorm leidend wordt. Blijkt een zzp’er niet de beste keuze? Dan kunnen we samen kijken welke andere vorm wel bij de behoefte past.

Het totaalplaatje maakt het verschil

Niet alleen het soort werkzaamheden bepaalt of zzp-inhuur passend is. Neem twee zelfstandige WOZ-taxateurs die voor een gemeente werken.

De eerste voert doorlopend dezelfde reguliere taxaties uit als medewerkers in loondienst en werkt vrijwel uitsluitend voor die gemeente. De tweede heeft een eigen makelaarskantoor en wordt ingeschakeld voor een beperkt aantal moeilijk te taxeren objecten waarvoor specialistische kennis nodig is.

Op papier hebben beiden hetzelfde beroep. Toch ziet het totaalplaatje er anders uit. De eerste taxateur vult feitelijk een structurele plek in binnen de organisatie. De tweede wordt als ondernemer ingeschakeld voor een duidelijk afgebakend specialistisch resultaat. Niet de functietitel, maar de manier waarop de opdracht en samenwerking zijn ingericht, maakt hier het verschil.

Een contract, KvK-inschrijving, bepaald aantal opdrachtgevers of tijdelijke looptijd biedt dus nooit op zichzelf zekerheid. Het zijn allemaal onderdelen van een bredere beoordeling. Uiteindelijk moet het hele beeld passen bij zelfstandig ondernemerschap.

Bij Haert beoordelen we daarom niet één los kenmerk, maar kijken we onder meer naar:

• de behoefte van de organisatie en de inhoud van de opdracht;
• de manier waarop de professional onderneemt;
• de afspraken over de uitvoering van het werk.

Zo ontstaat een onderbouwde beoordeling die past bij de concrete situatie.

Een goede opdracht kan van kleur verschieten

Een opdracht die vooraf goed is ingericht, blijft niet automatisch passend. Daarom controleren we ook regelmatig tijdens de looptijd of de samenwerking nog verloopt zoals afgesproken.

Een manager kan de zzp’er ongemerkt steeds meer bij het team betrekken, beoordelingsgesprekken inplannen of inhoudelijke instructies geven. Dat gebeurt meestal uit gemak, collegialiteit of de wens om grip te houden. Feedback geven mag natuurlijk, maar bij een zelfstandige staat het afgesproken resultaat centraal en niet de manier waarop het werk wordt uitgevoerd. Wat begon als een zelfstandige opdracht, kan zo langzaam op een dienstverband gaan lijken.

Dreigt de opdracht toch op een werknemersrol te gaan lijken? Dan kunnen we tijdig adviseren en bijsturen. Soms kan de opdracht opnieuw worden afgebakend. In andere gevallen past een andere inhuurvorm beter. Een veranderende situatie hoeft zo niet direct tot problemen te leiden.

Zo voorkom je gedoe en naheffingen

Een goed contract is belangrijk, maar biedt alleen houvast wanneer de samenwerking in de praktijk daarbij aansluit. Wie de risico’s op schijnzelfstandigheid wil beperken, moet daarom vóór én tijdens de opdracht een aantal zaken bewaken:

• Begin bij de behoefte
  Bepaal of jouw organisatie specialistische expertise en een concreet resultaat nodig heeft, of vooral extra capaciteit voor reguliere werkzaamheden.
• Baken de opdracht af
  Leg vast welk resultaat de zelfstandige oplevert, wat de looptijd is en hoeveel ruimte de professional krijgt om het werk zelf in te richten.
• Beoordeel ook de ondernemer
  Kijk niet alleen naar een KvK-inschrijving of het aantal opdrachtgevers, maar naar de manier waarop iemand daadwerkelijk onderneemt.
• Maak de samenwerking bespreekbaar
  Zorg dat ook de hiring manager weet wat zelfstandig werken in de dagelijkse praktijk betekent. Stuur op het afgesproken resultaat, niet voortdurend op de uitvoering.
• Controleer tussentijds
  Evalueer regelmatig of de opdracht nog wordt uitgevoerd zoals oorspronkelijk bedoeld. Is de samenwerking in de praktijk veranderd, stuur dan tijdig bij of kies een beter passende inhuurvorm.

Daarbij is openheid van beide kanten noodzakelijk. Staat op papier dat iemand zelfstandig werkt, terwijl een manager diegene feitelijk als werknemer aanstuurt, dan blijft de praktijk uiteindelijk bepalend.

De belangrijkste les blijft: begin niet met de vraag of je een zzp’er kunt inzetten. Begin met de vraag wat jouw organisatie nodig heeft. Pas dan volgt de passende samenwerkingsvorm.