Inhuur buiten de afspraken: deze sluiproutes kosten je meer dan je denkt

Wanneer je externe inhuur via een inhuurdesk, broker of Managed Service Provider (MSP) organiseert, is het uitgangspunt dat aanvragen, contractering en leveranciers via die centrale route verlopen. Toch blijven sommige managers hun eigen contacten opzoeken. Ze hebben haast, vertrouwen op een leverancier die ze al kennen of denken dat ze zelf sneller een geschikte kandidaat kunnen vinden. Vooral aan het begin van een nieuwe samenwerking moeten managers vaak nog ervaren wat de centrale werkwijze hun oplevert.

De korte route wordt soms een omweg

Dit zagen we laatst gebeuren bij een van onze klanten. Een manager had een kandidaat gevonden die paste bij de behoefte; alleen de contractering moest nog worden geregeld. Daarvoor kwam hij alsnog bij ons terecht. Om via de centrale inhuurroute te kunnen werken, moest de leverancier akkoord gaan met de voorwaarden die voor deze organisatie golden. De leverancier wilde echter vasthouden aan de eigen overeenkomst. Daardoor ontstond een langdurig gesprek over de verschillende bepalingen. Het duurde uiteindelijk twee tot drie weken voordat duidelijk werd of de samenwerking door kon gaan.

Dit soort goedbedoelde initiatieven kunnen zo alsnog tot vertraging leiden. Dat wordt dan al snel toegeschreven aan het centrale proces, terwijl de kandidaat en leverancier buiten dat proces om zijn geselecteerd. De manager die snel extra ondersteuning nodig heeft, moet langer wachten en HR heeft extra werk. Gaat de organisatie toch akkoord met de afwijkende voorwaarden, dan kunnen Inkoop, Finance en Juridische Zaken later alsnog met de gevolgen worden geconfronteerd. Kortom: de sluiproute wordt filerijden.

Rechtstreeks inhuren is niet automatisch goedkoper

Vaak wordt ook gedacht dat rechtstreeks inhuren goedkoper is. Een broker of MSP rekent immers een vergoeding voor de dienstverlening. Maar die vergoeding zegt weinig over de totale kosten van de inhuur. Uit berekeningen die we voor klanten maakten, bleek het uurtarief bij rechtstreekse inhuur soms aanzienlijk hoger, terwijl de vergoeding voor een broker of MSP doorgaans maar enkele euro’s per uur bedraagt.

Bij Haert kunnen we een aanvraag bij een groot aantal leveranciers en zelfstandige professionals uitzetten. Daardoor ontstaat concurrentie en kunnen kandidaten worden vergeleken op kwaliteit en tarief. Ook de voorwaarden kunnen de uiteindelijke kosten beïnvloeden. Een leverancier kan bijvoorbeeld bepalen dat het tarief na een aantal uren wordt geïndexeerd of kilometerkosten en andere toeslagen apart factureren. Binnen een centrale inhuurroute zijn afspraken over tarieven, indexaties en aanvullende vergoedingen vooraf vastgelegd. Je weet daardoor beter waar je gedurende de hele opdracht aan toe bent.

Daar komt bij dat de benodigde controles centraal worden uitgevoerd. Denk aan de beoordeling van contracten, voorwaarden en mogelijke juridische of rechtmatigheidsrisico’s. De kans dat zo’n risico zich daadwerkelijk voordoet, hoeft niet groot te zijn, maar de gevolgen kunnen dat wel zijn. Goede controle vooraf biedt daarom ook een vorm van gemoedsrust.

Zonder compleet beeld kun je niet bijsturen

Voor organisaties speelt nog een ander belang, namelijk: zicht houden op de totale externe inhuur. Wie is er aan het werk, via welke leverancier, tegen welk tarief en onder welke voorwaarden? Wanneer managers zelf inhuur organiseren, kan die inzet buiten de centrale rapportages blijven. Als organisatie weet je dan nog steeds niet precies wat je aan externe inhuur uitgeeft en welke leveranciers actief zijn. Als de data niet compleet zijn, kun je er ook niet op bijsturen.

Een manager merkt dat gebrek aan overzicht niet altijd direct. Zijn belang is vooral dat het werk op de afdeling doorgaat. Maar voor HR, Inkoop en Finance maakt iedere afwijkende route het moeilijker om grip te houden op kosten, contracten en de totale personeelsbehoefte.

Overigens hoeft een manager zijn eigen netwerk niet op te geven. Een voorkeurskandidaat kan gewoon worden aangedragen en meegenomen in het proces. Idealiter wel voordat tarief en voorwaarden al vastliggen, zodat de inhuurdesk, broker of MSP de kandidaat kan beoordelen, vergelijken en binnen de geldende afspraken kan contracteren.

Voorkomen begint bij draagvlak

Een centrale inhuurwerkwijze vraagt meer dan andere processen en afspraken. Managers moeten ook anders gaan werken en erop vertrouwen dat de centrale route hen daadwerkelijk helpt. Neem daarom al tijdens de voorbereiding van de aanbesteding het verandermanagement mee. Oftewel: betrek HR, Inkoop en managers vroeg bij de keuzes die worden gemaakt. HR wil grip en overzicht, terwijl managers vooral snel de juiste expertise nodig hebben - dat kan botsen. Externe inhuur is dan ook geen taak van Inkoop alleen, maar een organisatievraagstuk. Door die belangen samen te brengen, ontstaat een werkwijze die niet alleen op papier klopt, maar ook in de praktijk wordt gedragen.

Ook na de invoering blijft aandacht voor de verandering nodig. Bij Haert voeren we daarvoor onder meer periodieke forecastgesprekken. Daarin wordt samen met managers vooruitgekeken naar aankomende projecten en de expertise die daarvoor nodig is. Dat helpt hen om aanvragen eerder uit te zetten en minder vaak onder grote tijdsdruk te handelen.

Een sluiproute is vaak een signaal dat er nog onvoldoende vertrouwen is, dat de toegevoegde waarde niet duidelijk is of dat de organisatie vaker vooruit moet kijken. Door vanaf het begin te werken aan draagvlak, vertrouwen en planning, wordt de afgesproken route vanzelf de makkelijkste. Zo houdt de hele organisatie grip en kan de manager zich richten op waar het uiteindelijk om draait: zorgen dat het werk op zijn afdeling doorgaat.