Wanneer begint een DAS te knellen?

In de praktijk merk je vaak eerst dat het organiseren van externe inhuur steeds meer tijd kost. HR is druk met de contractadministratie en managers moeten steeds meer cv’s beoordelen. Opdrachten worden netjes via het DAS uitgezet, maar daarmee is het werk eromheen nog niet geregeld. Dat betekent niet automatisch dat er iets mis is met het DAS. Het kan er ook op wijzen dat de organisatie is veranderd en inmiddels meer inzicht, ondersteuning en regie nodig heeft.

Een logische stap naar meer structuur

Veel organisaties kiezen voor een DAS wanneer hun externe inhuur nog versnipperd is geregeld. Managers zoeken bijvoorbeeld zelf een professional via hun netwerk of benaderen een bureau dat zij al kennen. Een DAS brengt daar meer structuur in. Voor een kleinere gemeente, onderwijsinstelling of andere publieke organisatie met relatief weinig externe inhuur kan dat een passende oplossing zijn. De organisatie weet waar zij opdrachten moet plaatsen en hoeft niet voor iedere aanvraag opnieuw de markt te verkennen.

Maar een DAS is niet hetzelfde als een volledig georganiseerd inhuurproces. Het systeem helpt vooral om opdrachten te publiceren en reacties te verzamelen. Veel werkzaamheden daaromheen blijven bij de organisatie zelf liggen, zoals het formuleren van de opdracht, het bepalen van de eisen en selectiecriteria en het beoordelen van de reacties. Daarna moeten ook de contracten en administratie worden geregeld. Vaak komen deze taken terecht bij HR en de inhurende managers, die ze naast hun andere werkzaamheden uitvoeren. Die belasting kan snel oplopen, en zo vertoont het systeem langzaam scheurtjes.

Behoefte aan meer inzicht

Toenemende werkdruk is niet het enige signaal dat een DAS begint te knellen. Organisaties willen meer inzicht in hun externe personeelsbestand, de bijbehorende contracten, de totale kosten en de leveranciers waarmee zij zaken doen. Voor zo’n volledig overzicht moet je als organisatie vaak zelf aanvullende systemen, rapportages en processen inrichten. Dat is mogelijk, maar dat vraagt tijd en kennis. In de praktijk zijn gegevens daardoor niet altijd volledig of makkelijk met elkaar te vergelijken.

Toch is niet altijd direct duidelijk dat het DAS niet meer volledig aansluit. Het werkt vertrouwd en doet nog steeds waarvoor het bedoeld is. Zolang je vooral opdrachten rechtmatig wilt publiceren en kandidaten wilt ontvangen, hoeft er ook niets te veranderen. Die vraag ontstaat pas wanneer management of directie beter wil sturen op kosten, kwaliteit, leveranciers en toekomstige personeelsbehoeften. Dan verwacht de organisatie meer van het inhuurmodel dan alleen het bij elkaar brengen van vraag en aanbod.

Wanneer komt een broker of MSP in beeld?

Organisaties als deze kunnen onderzoeken of een broker of Managed Service Provider (MSP) beter aansluit. Een broker neemt een deel van het inhuurproces over. Denk aan het zoeken en selecteren van externe professionals, de contractering, screening, administratie en facturatie. Als organisatie heb je daardoor één centraal aanspreekpunt en hoef je niet ieder onderdeel zelf te organiseren.

Een MSP voert bredere regie over de externe inhuur. Daar kunnen naast de inzet van externe professionals ook andere vormen van flexibele arbeid onder vallen, zoals detachering, uitzenden en payroll. Ook leveranciersmanagement, rapportages en advies over toekomstige inhuur maken deel uit van de dienstverlening.

Hoewel een broker vaak de volgende stap is voor organisaties die met een DAS werken, kun je als organisatie ook rechtstreeks voor een MSP kiezen. Zo’n bredere verandering vraagt wel om duidelijke keuzes vooraf. Wat wil je bereiken, wie wordt waarvoor verantwoordelijk en is er voldoende draagvlak? Externe inhuur is tenslotte niet alleen een vraagstuk voor HR of Inkoop, maar raakt de hele organisatie.

Zowel een broker als MSP kan daarnaast adviseren over de beste oplossing voor een personeelsvraag. Past de opdracht bij een zzp’er, is detachering geschikter of kan iemand intern worden ingezet?

Van reageren naar vooruitkijken

Een andere aanpak komt ook in beeld wanneer je eerder wilt weten welke mensen en expertise straks nodig zijn. Als een aanvraag pas in het DAS wordt geplaatst zodra er capaciteit nodig is, loop je al snel achter de feiten aan.

Een broker of MSP kan helpen om eerder vooruit te kijken. Welke projecten komen eraan en welke professionals zijn daarvoor nodig? Door dit op tijd te bespreken, kan de zoektocht eerder beginnen. Zijn geschikte professionals moeilijk te vinden, dan kan een broker of MSP bovendien gericht leveranciers benaderen en het selectieproces begeleiden. Zo wordt de kans kleiner dat een geschikte kandidaat tijdens de procedure alweer voor een andere opdracht kiest.

Een veranderende behoefte

Een DAS hoeft niet vervangen te worden omdat het slecht werkt. Voor organisaties die incidenteel mensen inhuren en voldoende interne capaciteit hebben om de rest van het proces te regelen, kan het nog steeds een goede oplossing zijn.

De vraag om verandering ontstaat wanneer je als organisatie beter wilt sturen op externe inhuur. Je wilt de administratie beperken, meer inzicht krijgen, leveranciers actiever aansturen en eerder kunnen inspelen op wat eraan komt. Het DAS doet dan nog steeds precies waarvoor het bedoeld is, maar de behoefte is veranderd.

Grip op externe inhuur groeit stap voor stap. Kijk daarom regelmatig of je huidige aanpak nog past. Hoeveel mensen huur je in? Wat kun je zelf organiseren en vooral: waar heb je hulp bij nodig? De antwoorden op die vragen bepalen niet alleen of een DAS nog bij je past, maar vooral hoeveel grip je hebt op externe inhuur - nu en in de toekomst.